Vanaf 25 mei 2018 gaat de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in. Deze geldt ook voor alle stichtingen en verenigingen. Alle verenigingen hebben namelijk te maken met persoonsgegevens waar veilig mee omgegaan moet worden. Wat dit voor verenigingen betekent? Dat lichten we hier kort toe.
Wat betekent de AVG?
De vernieuwde wet moet de privacy van mensen beter beschermen. Het gaat om strengere regels voor het verwerken van persoonsgegevens (waaronder verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, gebruiken en wissen van persoonsgegevens). Het niet naleven van de nieuwe privacywet kan bestraft worden met hoge boetes.
De belangrijkste regels uit de nieuwe wet*:
- Je mag alleen persoonsgegevens verwerken als je daarvoor een duidelijk doel hebt.
- Heb je de gegevens niet meer nodig? Dan moet je ze zo snel mogelijk (op een veilige manier) verwijderen.
- Mogelijk maak je als vereniging gebruik van (online) tools om gegevens te verzamelen of verwerken. Denk aan een website of digitale nieuwsbrief. Je moet met iedere partij een verwerkersovereenkomst sluiten. Hierin maak je samen afspraken hoe je omgaat met de persoonsgegevens.
- Je moet de verwerking van persoonsgegevens documenteren in een register. Hierin noteer je welke soort persoonsgegevens je verwerkt, met welk doel en hoe je de gegevens beveiligt. Dit kan in Word of Excel.
- Leg in een privacyverklaring (op je website) vast hoe je persoonsgegevens bewaart en gebruikt.
- Zorg er voor dat leden inzicht kunnen krijgen in de persoonsgegevens die jij van hen verwerkt. Ze hebben het recht te vragen om hun gegevens te verwijderen of (zelf) aan te passen.
- Voor het verzamelen van gegevens van kinderen gelden strengere regels. Daarvoor is toestemming van de ouders nodig (dit geldt ook voor het gebruiken en verspreiden van foto’s waar kinderen op staan).
Hoe zorg je dat jouw vereniging voldoet aan de AVG?
De AVG betekent nogal wat voor verenigingen. De implementatie van deze wet kost tijd en staat ver van waar je als bestuurder van een vereniging mee bezig wilt zijn. De Stichting AVG verenigingen heeft een 15-stappenplan voor verenigingen gemaakt. Een online stappenplan waarmee je eenvoudig én op een juiste manier de AVG wetgeving kunt implementeren binnen jouw vereniging. Provincie Limburg stelt het stappenplan voor elke Limburgse vereniging kosteloos beschikbaar.
Bestel het stappenplan
Iedere vereniging moet zelf aan de slag met de implementatie van de AVG. Dat kan met behulp van het online stappenplan. Om toegang te krijgen tot het stappenplan is een code nodig. Na het afronden van alle stappen is de vereniging AVG-proof en ontvangt de vereniging een certificaat. Bestel hier het stappenplan: https://intranet.hvdsl.nl/subscribe/16//
Bekijk een video via 1Limburg die uitlegt hoe de privacy wet werkt.